ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน คืออะไร

หลายคนเข้าใจผิดว่าเอกสารนี้ใช้แทนใบเสร็จได้ในทุกกรณี แต่จริง ๆ แล้วกรมสรรพากรจัดลำดับเอกสารไว้ 3 ขั้น และใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินคือขั้นสุดท้าย ที่ใช้เมื่อไม่มีทางเลือกอื่นแล้วเท่านั้น หากผู้รับเงินยอมเซ็นชื่อให้ ก็ต้องใช้เอกสารขั้นก่อนหน้าเสมอ

ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินเมื่อไหร่

ถ้าไม่มีหลักฐานการรับเงินจากผู้รับเงินเลยสักอย่าง คู่มือของกรมสรรพากรให้จัดทำ ใบสำคัญจ่าย ตามหัวข้อ 2.3 ซึ่งต้องระบุชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเงิน พร้อมลายมือชื่อผู้รับเงินและผู้มีอำนาจอนุมัติ

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินต้องมีอะไรบ้าง

ตามคู่มือการจัดทำเอกสารประกอบการลงบัญชีของกรมสรรพากร หัวข้อ 2.1.3 เอกสารนี้ต้องมีข้อมูลครบทุกข้อ ขาดข้อใดข้อหนึ่งไป อาจกลายเป็นเอกสารที่พิสูจน์ตัวผู้รับเงินไม่ได้

• ชื่อกิจการที่จ่ายเงิน — ระบุให้ชัดว่าเป็นบริษัทจำกัดหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด ในฐานะผู้ซื้อหรือผู้รับบริการ
• วัน เดือน ปี ของรายจ่ายแต่ละรายการ — ต้องเป็นวันที่จ่ายเงินจริง ไม่ใช่วันที่พิมพ์เอกสาร
• รายละเอียดรายจ่าย — บอกให้ชัดว่าจ่ายค่าอะไร ไปทำอะไร ไม่ใช่เขียนกว้าง ๆ แค่ "ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด"
• จำนวนเงินของแต่ละรายการ และยอดรวมทั้งสิ้น
• ยอดรวมเป็นตัวอักษร — ต้องตรงกับตัวเลข เป็นจุดที่ผู้สอบบัญชีดูเสมอ
• ชื่อและตำแหน่งของผู้เบิกจ่าย — คือพนักงานที่ควักเงินจ่ายไปจริง
• ข้อความรับรอง ว่ารายจ่ายข้างต้นเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้รับไม่ได้ และจ่ายไปในงานของกิจการโดยแท้
• ช่วงวันที่ ตั้งแต่วันที่ถึงวันที่ ที่รายจ่ายในใบนี้เกิดขึ้น
• ลายมือชื่อ 2 คน — ผู้เบิกจ่ายและผู้อนุมัติ ต้องเป็นคนละคนกัน เพราะถ้าคนจ่ายเงินอนุมัติให้ตัวเองได้ ก็ไม่มีใครตรวจทานกันเลย

สังเกตว่าแบบของกรมสรรพากรเป็นใบเดียวที่รวมรายจ่ายย่อยหลายรายการในช่วงเวลาหนึ่ง ไม่ใช่ใบละหนึ่งรายการ จึงออกแบบมาให้เคลียร์เงินสดย่อยทีเดียวตอนสิ้นเดือน เครื่องมือด้านบนจึงทำเป็นตารางหลายบรรทัดตามต้นฉบับ

เอกสารที่ต้องแนบ

วิธีเขียนใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

1. ใส่ชื่อกิจการ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และเลือกว่าเป็นบริษัทจำกัดหรือห้างหุ้นส่วนจำกัด
2. ใส่รายจ่ายทีละบรรทัด ระบุวันที่จ่ายจริงของแต่ละรายการ
3. เขียนรายละเอียดให้คนนอกอ่านแล้วเข้าใจ เช่น "ค่าแท็กซี่ไปยื่นเอกสารที่สรรพากรพื้นที่" ดีกว่าเขียนว่า "ค่าเดินทาง"
4. ใส่จำนวนเงินของแต่ละรายการ แล้วตรวจยอดรวมให้ตรงกับยอดตัวอักษร
5. ในช่องหมายเหตุ ระบุว่าจ่ายเงินสดหรือโอน ถ้าโอนให้ใส่เลขอ้างอิงด้วย
6. ใส่ชื่อและตำแหน่งของพนักงานผู้เบิกจ่าย พร้อมช่วงวันที่ตั้งแต่วันแรกถึงวันสุดท้ายในตาราง
7. พิมพ์ออกมาให้ผู้เบิกจ่ายและผู้อนุมัติลงลายมือชื่อจริง แล้วแนบหลักฐานการจ่ายเงินเก็บเข้าแฟ้ม